Eメールに振り回されないための5つの方法

最近、メールの受信箱に、重要ではないメールが多く来るようになって、こりゃーどうにかしなきゃいかんと思い、改善プロジェクトに手をつけました。

ほんと、ちょっと気を抜くと受信箱にたくさんのメールが入ってくるんですよね。メルマガ、MixiやAmazonなどからのお知らせメール、何かを購入した時のレシート、ブログにコメントがついた時のお知らせなどなど…。他にもリクナビとかキャリアクロスとかの求人のお知らせも…。

なんとなく受信しているメールがなんと多いことか！

最近は、そんな読まないのに受信しているメールの処理に時間をとられ、重要な家族や友達からのメールの返信が後回しになってました。

減らす技術 The Power of LESS ディスカヴァー・トゥエンティワン 2009-08-05 売り上げランキング : 2856 Amazonで詳しく見る by G-Tools

これではいかんということで、僕が大好きなブログ「Zen Habits」を運営するレオ・バボータさんの「減らす技術」という本を参考にしながら、今週一週間はメールとの付き合い方を徹底的に見直すことにしました。

以下、僕が今週行った5つの作業です。

1.受信トレイを減らす
Hotmail、yahoo mail、Gmail、MobileMe、mixiメールなどなど、いろいろなメールアカウントを持っていましたが、Gmailだけを使うことにしました。他のメールアドレスに届くメールはすべてGmailに転送する設定にしました。仕事用はさすがにプライベートとは一緒にしたくなかったので、それだけは別。なので、僕がチェックしなければいけない受信箱は2つだけ。これ以上はもう増やしたくないですね。

2.受信トレイを完全に空にする
受信トレイに入っていたメールを削除、またはフォルダーに振り分けてすべて空にしました。この時、購読していたメルマガや、お知らせなどはすべて購読解除しました。一週間に一回とか、一ヶ月に一回送られてくる設定になっているメールもあるので、数日かけてじっくりと購読解除していきました。これで、受信箱はスッカラカン！この調子で、毎日空にしていければと思っています。

3.Eメールのチェック回数を減らす
最近は暇さえあればメールチェックというのが癖になっていて、それによって仕事が中断されたり、集中力が切れてしまったり、その流れでウェブサーフィンを始めてしまったりしてました…。なので、メールのチェック回数を制限することにしました。朝、昼、夜、の三回だけ。そしてメールチェックした時には、確実にメールの返信などの処理をすることにしました。ほんとは二回とかにしたいんですけど、とりあえずこれで様子をみようと思います。

4.朝一番にメールをチェックしない
これ、僕の中では超重要です。朝一番にメールチェックすると、そのメール処理だけで疲れてしまい一日が台無しになってしまうなんてことがよくあります。メール処理だけでお昼ご飯の時間になっちゃうみたいな…。なので、朝起きたらまずパソコンを使わない仕事をしたり、一日のスケジュールをノートを使って立てたりすることにしました。頭がスッキリしている朝は、できるだけ創造的な作業に使えればと思います。

5.文章の量を減らす
僕、結構気合い入れてメール書いちゃうんですよね。これもメール処理で疲れてしまう大きな原因。長くなるなら電話で話した方が早い場合もあるので、そういった時は電話することにしました。具体的な長さとしては5文程度にすることにしました。Twitterもそうですけど、短い制限があれば、その中でなんとか伝えようとできるもんなんですよね。

以上、しばらくこの五原則を常に考えてメールと付き合っていければと思います。

こうやって減らしたほうが、逆に一回一回のメールチェックに気合いが入る気がするんですよね。今まではなーんとなくメールを開いては、来たメールを読んでそのまま残しておくことが多かったので、これからは改善していけたらと思います。

他にも、インターネットの時間や、RSSリーダーで購読してるブログの数など、減らしたいことがたくさんあります。ともかく、一つずつ取り組んで改善していけたらと思います。

パソコンからもっと自由になって、外で楽しむ時間を増やします！

【関連記事はこちら】

• インターネットに生活を支配されないための5つの方法
• エクセサイズを続けるための5つのポイント
• 最近読んだ本の一覧(2009年12月〜2010年2月)
• 僕がiCalからGoogleカレンダーにスイッチした3つの理由
• 今年ぜひ習慣化したい6つのこと